sábado, 10 de setembro de 2016

Trabalhando com Horas no Excel

O Microsoft Excel usa um sistema de numeração serial para calcular datas e horas. Neste sistema, um único dia é igual a uma unidade de tempo. Como uma hora é igual a um vinte quarto de um dia, o número serial equivalente de uma hora é 0.041667 (1 dia dividido por 24 horas em um dia). Seguindo a mesma lógica, o número serial equivalente de um minuto é 0.0006944 (1 dia dividido por 1.440 minutos em um dia) e o número de série equivalente a um segundo é 1.1574E-05 (1 dia dividido por 86.400 segundos em um dia).
Quando você adicionar vezes no Microsoft Excel, os equivalentes de número de série das vezes são adicionados e o resultado é exibido em um formato de hora. No entanto, somente o valor fracionário do resultado (tempo de menos de 24 horas) pode ser exibido em um formato de hora. Como resultado, sua resposta pode estar incorreta por um múltiplo de 24 horas. Por exemplo, se você adicionar os seguintes horários.

Tabela Dinâmica – Segmentação de Dados no Excel

Definição Segmentação de Dados

Conforme o site da Microsoft, “A segmentação de dados são componentes de filtragem fáceis de utilizar que contêm um conjunto de botões que lhe permitem filtrar rapidamente os dados num relatório de Tabela Dinâmica, sem a necessidade de abrir listas pendentes para localizar os itens que pretende filtrar.
Quando utiliza um filtro de relatório de Tabela Dinâmica normal para filtrar vários itens, o filtro indica que apenas múltiplos itens são filtrados e o utilizador tem de abrir uma lista pendente para localizar os detalhes de filtragem. No entanto, uma segmentação de dados identifica claramente o filtro aplicado e fornece detalhes para que possa compreender facilmente os dados apresentados no relatório de Tabela Dinâmica filtrado.”

Preparando a planilha para a Segmentação de Dados

A Segmentação de Dados é geralmente utilizada com a Tabela Dinâmica, e é isso que vou mostrar hoje. Logo abaixo do artigo você pode baixar o modelo planilha de Excel para praticar. Vamos lá então.
Primeiramente temos que Inserir uma Tabela Dinâmica, isso foi mostrado nesta aula aqui.
Depois de criar a Tabela Dinâmica, selecione os filtros que deseja. Neste artigo vou usar o exemplo de faturamento por vendedor e região, conforme imagem abaixo. Caso queira deixar o Layout da Tabela Dinâmica melhor, não ficar mostrando a escrita Rótulos de Linha e Coluna clique na tabela dinâmica,  clique na aba DESIGN, Layout do relatório, Mostrar em formato de estrutura de tópicos.
Tabela Dinâmica 2

5 Dicas para Deixar seus Gráficos no Excel Profissionais

Uma das melhores ferramentas do Excel são os Gráficos, que servem principalmente para representar visualmente seus dados. Hoje quero dar 5 dicas para deixar seus gráficos no Excel mais profissionais.

1. Classificar seus Dados Antes de Criar o Gráfico

Para melhor visualizar os gráficos é muito importante classificar seus dados antes de criar seu gráfico. No exemplo abaixo fica mais fácil de visualizar o ranking dos produtos mais vendidos após ter os dados de origem classificados.
Gráficos Excel
No gráfico abaixo é muito mais fácil de identificar que o produto C é o mais vendido.
grafico1-depois

Caso queira classificar os dados de origem após criar o gráfico não há problema, pois ao classificar os dados de origem, o gráfico irá atualizar automaticamente.

2. Criar Subtítulo no Gráficos

Para detalhar melhor o conteúdo do gráfico, é interessante inserir um subtítulo abaixo do Título do Gráfico. No exemplo abaixo foi complementado no subtítulo que é referente produtos e em Valores $.
Gráfico no Excel

3. Remover Linhas de Grade do Gráfico do Excel

Por padrão, ao criar um gráfico no Excel é exibido as linhas de grade, mas em maioria dos casos este elemento tira o foco e causa uma maior poluição visual.
Para remover as linhas de grade no Microsoft Excel 2013, clique no gráfico, aba Design – Adicionar Elemento Gráfico – Linhas de Grade e clique na linha que deseja remover.
Linhas de Grade Gráfico Excel
Gráfico com Linhas de Grade na Vertical
Veja baixo como o gráfico fica mais clean.
Gráficos no Excel
Gráfico sem as Linhas de Grade

4. Deletar Legenda Quando há Somente uma Série

Nos gráficos que contém apenas uma série não há necessidade de exibir a legenda. É só mais uma informação para poluir o gráfico. Veja abaixo as diferenças.
Gráfico Barras Excel
Gráfico com Legenda
Abaixo gráfico sem legenda.
Gráfico Barras Excel
Gráfico sem Legenda

5. Navegue pelos temas do Microsoft Excel


Converter Texto em Número no Excel Rapidamente

1. Usando a Verificação de Erros do Microsoft Excel

Esta é a forma mais rápida e fácil para converter texto em número em uma planilha de Excel.
Quando números estão armazenados como texto aparece um indicador de erro verde no campo superior esquerdo da célula. Converter Texto em Número no Excel.

Quando for somente uma célula clique na célula, vai aparecer um ícone amarelo com exclamação, Converter Valores Armazenados como Texto em Números no Excel, clique no ícone e em seguida, clique em Converter em Número.
Quando form um intervalo de células, selecione o intervalo, clique no ícone de exclamação e clique em Converter em Número.
Verificação de Erros - Converter Texto em Número no Excel

3 Formas de Criar Lista Suspensa no Excel

A Lista Suspensa no Excel, também conhecido por drop down menu, é usado para inserir dados em uma planilha a partir de uma lista de itens pré-definidos. Hoje vamos aprender 3 Formas de criar lista suspensa no Excel. A principal finalidade do uso de listas suspensas no Excel é limitar o número de opções disponíveis para o usuário. Além disso, uma lista suspensa evita erros de ortografia e faz entrada de dados mais rápida.
Este tutorial irá mostrar 3 maneiras principais de criar Listas Suspensas no Excel, Estes, cada um tem sua particularidade, com vantagens e desvantagens para cada um. Vou mostrar passo a passo como criar estas Listas Suspensas no Excel.

Criar Lista Suspensa no Excel com Valores Separados por ponto e vírgula

Das 3 formas de crias as listas suspensa, acredito que esta seja a forma mais rápida. Esta forma pode ser feita a partir da versão 2003 do Excel.

1 – Selecione uma célula ou um intervalo de célula para sua lista suspensa.

A primeira coisa a se fazer é selecionar a célula ou o intervalo de célula onde ira inserir a lista suspensa. Esta forma é mais utilizada para listas com poucas opções de seleção, por exemplo respostas como sim e não, ou departamentos de empresas.

Formatação Condicional no Excel – Exemplos Práticos

O que é Formatação Condicional

Formatação Condicional no Excel lhe permite formatar somente os dados que atende a determinados critérios, ou condições para destacar informações relevantes na planilha. É uma característica muito poderosa tratando-se em aplicar formato de dados diferentes que atende determinadas condições.
Você pode aplicar a Formatação Condicional a uma ou várias células, linhas, colunas ou toda a tabela com base no conteúdo de células ou com base no valor de outra célula. Você faz isso através da criação de regras (condições), onde você define quando e como as células selecionadas devem ser formatados.
Por exemplo, tornar as células vermelhas, se uma data de expiração já passou, ou células de cor verde, se eles corresponderem números em um sorteio.

Como Fazer Formatação Condicional no Excel

Para utilizar a formatação condicional no Excel, você deve selecionar os dados que deseja utilizar a formatação condicional, ir na Página Inicial, Formatação Condicional e escolher as várias regras de formatação condicional existentes ou criar uma nova regra.
Formatação Condicional no Excel
A

Mapa de Símbolos das Fontes Webdings e Wingdings no Excel

Você já viu as fontes Webdings e Wingdings do Windows? Você já se perguntou para que servem? Estas fontes foram criadas na década de 90. Mas o foco hoje é o Excel. Quero mostrar um mapa com a maioria dos símbolos destas fontes e como podemos aplicá-las ao Excel. São 3 fontes. a Webdings, Wingdings 2 e Wingdings 3.
Para baixar, vá ao final do artigo e baixo a tabela em pdf e em Excel.
Uma das principais usos destas fontes no Excel é em Dashboards ou em Relatórios Gerenciais. Sabemos que existe a Formatação Condicional, mas em alguns casos estes símbolos pode ficar melhores.
Vou mostra abaixo alguns exemplos de como utilizar estes símbolos no Excel.

Símbolos Como Indicadores de Desempenho

A vantagem destas fontes em relação a formatação condicional é a quantidade de símbolos que podemos utilizar.
Desempenho no Excel
E

Comparar Duas Listas no Excel

Para comparar, podemos utilizar a ferramenta do Excel Power Query.
“O Power Query é uma ferramenta incrível para Excel. Ele foi desenvolvido para ajudar a importar, transformar e os processos de dados. O Power Query é um suplemento que está disponível a partir do Office 2010. Na versão do Office 2016 ele já vem instalado”.
Veja no final do artigo como baixar e habilitar o Power Query no Excel.
Vamos começar então.
Comparar Duas Listas no Excel

Como Criar um Gráfico Waffle no Excel

Passo 1 – Preparando os dados para o Gráfico

A primeira coisa que devemos fazer é definir uma célula que será o indicador. No exemplo deste artigo será a célula A7.
Depois devemos criar uma grade do tamanho de 10×10 conforme a imagem abaixo.
Gráfico Excel
Dentro da grade precisamos colocar o percentual de 1% a 100% conforme a imagem abaixo. Pode-se colocar manualmente ou através da fórmula.
=(COLS($C15:C$15)+10*(LINS(C15:$C$15)-1))/100

Destacar o Maior e Menor Valor no Gráfico de Colunas no Excel

Preparação dos Dados

Vou mostra como exemplo o faturamento mensal de uma empresa e destacar os meses de menor e maior faturamento.
Então a tabela ficou conforme a imagem abaixo.
grafico_excel_1

Encontrar os maiores e menores valores

Agora temos que encontrar os maiores e menores valores da coluna de faturamento. Para isso, na coluna ao lado destacando somente estes valores. Esta coluna será utilizada como a segunda série do gráfico de colunas.
Vamos utilizar a fórmula abaixo para encontrar os valores e vamos deixar como erro nas outras células para não aparecer no gráfico. a fórmula é esta abaixo.
=SE(OU(C7=MÁXIMO($C$7:$C$18);C7=MÍNIMO($C$7:$C$18));C7;NÃO.DISP())
Explicando um pouco a fórmula, se, ou, o valor da célula a esquerda é o maior ou o menor faturamento, se for verdadeiro, mantém o valor da célula, caso seja falso retorna #N/D.

Gráfico de Receitas e Despesas no Excel

Quando temos números negativos em gráfico e queremos destacar, se você não souber o caminho correto, o que terá que fazer é colorir o gráfico manualmente. Achei bem interessante este gráfico de receitas e despesas, que pode ser utilizado para a análise de fluxo de caixa também.

Dados de Origem

Para criar o gráfico, devemos ter os dados de origem com o resultado mensal ou diário. Vou mostrar o exemplo da imagem abaixo.


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